W powszechnej opinii panuje mniemanie że controlling jest pojęciem tożsamym z kontrolą. Takie rozumienie pojęcia controllingu jest jednak zbyt wąskie. Controlling jest bowiem narzędziem kompleksowym obejmującym również takie zagadnienia jak ustalanie celów, porównywanie osiągniętych efektów z zamierzonymi, a także badanie przyczynowości odchyleń oraz przeprowadzanie działań korygujących. Istotą kontroli jest zaś jedynie wykrywanie różnic między planem, standardem lub pewną normą, a stanem faktycznym. Działania następujące po wykryciu takich rozbieżności nie są już przedmiotem kontroli lecz innych procedur i technik zarządzania.
Nie mniej jednak kontrola jest ważnym elementem controllingu spełniającym cztery podstawowe funkcje: sygnalizacyjno-informacyjną, profilaktyczną, instruktażowo-doradczą oraz pobudzającą. Funkcja sygnalizacyjno-informacyjna, jak sama nazwa mówi, informuje co się dzieje w przedsiębiorstwie – czy wszystko działa sprawnie, a jeśli nie to gdzie są problemy i jaki mają wpływ na wyniki firmy. Funkcja profilaktyczna sprowadza się do dopilnowania by działania rzeczywiste były zgodne z planowanymi.
Podczas kontroli można również uzyskać dodatkowe informacje o firmie. Zwykły pracownik produkcji może udzielić wskazówek, które pozwolą zaoszczędzić sporo wydatków bądź czasu. Takie możliwości obejmuje funkcja instruktażowo-doradcza. No i w końcu świadomość przyszłej kontroli dopinguje pracowników oraz kierownictwo do lepszej pracy i dotrzymywania wcześniej ustalonych założeń, tak więc pobudza ich do działania.
Kontrola jest mechanizmem który łączy wszystkie pozostałe funkcje zarządzania. Występuje praktycznie w każdym momencie funkcjonowania przedsiębiorstwa, zarówno w zakresie zarządzania zasobami finansowymi, rzeczowymi, ludzkimi jak i podczas takich czynności jak planowanie systemu zarządzania czy strategii marketingowej przedsiębiorstwa. Jest także ostatnim etapem procesu zarządzania, gdyż identyfikuje uzyskane rezultaty i porównuje je z planem.
Kontrolę może sprawować specjalnie do tego powołana komórka w ramach organizacji firmy bądź poszczególni pracownicy w zakresie swoich kompetencji. Do kontroli może jednak zostać również zaangażowana organizacja zewnętrzna. Skuteczna kontrola zawsze musi się jednak kierować obiektywizmem i realizmem założeń, a także musi mieć akceptację ze strony pracowników firmy. Powinna być również przeprowadzona według planu i koncentrować się na strategicznych punktach ustalonych przed jej przeprowadzeniem.
Musisz też pamiętać że poziom i częstotliwość kontroli powinien zależeć od wielu czynników charakteryzujących przedsiębiorstwo. Inna kontrola powinna być przeprowadzona w przedsiębiorstwie szybko rozwijającym się, a inna w dojrzałym, inna w dużym i zróżnicowanym strukturalnie, a inna małym itp. Zawsze należy zwracać uwagę czy koszty kontroli nie są większe od jej potencjalnych efektów.
Kontroler ma za zadanie zdobycie, przetworzenie, zestawienie oraz przekazanie kierownictwu jak najszerszej gamy informacji na temat kontrolowanych czynności. Dlatego też musi wprowadzić wpierw odpowiedni system pozyskiwania tych informacji, który z czasem powinien się rozwijać. Przekazane informacje powinny być tak opracowane by mogły stanowić dobrą podstawę analiz oraz umożliwiały planowanie działań naprawczych.
Nie ma jeszcze komentarzy.