„Errare humanum est, in errore perservare stultum.”
„Błądzić jest rzeczą ludzką, trwać w błędzie – głupotą.”
Seneka Starszy
Zarządzanie obejmuje wszelkie czynności w przedsiębiorstwie, zarówno techniczne, handlowe i usługowe będące podstawą jego działalności jak i administracyjne (finansowe, rachunkowe, ubezpieczeniowe, marketingowe itd.).
Henry Fayol wyróżnił pięć funkcji zarządzania. Było to przewidywanie, organizowanie, motywowanie, koordynowanie i kontrola. Współcześnie pomija się koordynowanie uznając je za część organizowania, a przewidywanie (które posiada wyraźnie nienaukową wymowę) zamieniono na planowanie.
Jak już zostało wspomniane w pierwszym artykule cyklu controlling wplata się w każdą z wymienionych funkcji zarządzania jednak tą najważniejsza pozostaje kontrola. Dlatego właśnie przed wgłębieniem się w meandry samego controllingu należy dokładniej przyjrzeć się wpierw procesowi kontroli.
Funkcje kontroli w Twojej firmie
Istotą kontroli jest ustalenie różnic pomiędzy wyznaczonym wcześniej standardem a stanem faktycznym przedmiotu kontroli. Wynikłe rozbieżności są analizowane. Poszukuje się przyczyn różnic oraz metod ich eliminowania.
Kontrola pojawia się także w pozostałych funkcjach zarządzania, czyli dotyczy także procesu planowania, organizowania oraz motywowania w firmie. Intensywny proces kontroli jest jednak kosztem i to często posiadającym wysoki udział w całości kosztów przedsiębiorstwa. Ważną umiejętnością jest więc właściwy wybór usytuowania miejsc kontrolnych, które powinny znajdować się w tzw. „wąskich gardłach”. Przez wąskie gardło należy zaś rozumieć miejsce kluczowe dla powodzenia lub niepowodzenia wykonywanej pracy oraz te miejsca, w których istnieje największe prawdopodobieństwo wystąpienia uchybień.
Kontrola spełnia cztery podstawowe funkcje:
- profilaktyczną,
- sygnalizacyjno-informacyjną,
- instruktażowo-doradczą,
- pobudzającą.
Profilaktyczna – analogicznie jak to w przypadku zdrowia – lepiej zapobiegać niż leczyć. Wykryta wcześniej usterka zapewnia po pierwsze szybsze usunięcie błędu, po drugie zmniejsza koszty jej usunięcia (np. usterka wykryta u klienta łączy się nie tylko z kosztem jej usunięcia, ale również z kosztem transportu).
Funkcja sygnalizacyjna dotyczy możliwości odnalezienia wspomnianych wcześniej „wąskich gardeł” oraz możliwych do wystąpienia błędów. Łączy się ona ściśle z funkcją doradczą, która opiera się na założeniu, iż kontrola wskazuje również możliwe rozwiązania występujących błędów.
Funkcja pobudzająca łączy się z motywowaniem pracowników. Świadomość tego, iż pracownik zostanie skontrolowany powoduje zwiększenie efektywności jego pracy.
Kto kontroluje?
Kontrolę w przedsiębiorstwie sprawuje każdy właściciel, menedżer, dyrektor, kierownik nad podległym mu zespołem. Kontrolą może zajmować się również specjalnie do tego celu powołana komórka organizacyjna firmy, a także firmy obce (tzw. audyt zewnętrzny). Istnieje również tzw. samokontrola pracownicza.
O ile specyfika komórki kontroli oraz przedsiębiorstwa audytującego są powszechnie znane, to pewne wątpliwości wzniecić może samokontrola.
Problemem dla właściciela jest tutaj konieczność zaufania pracownikowi. Przecież to on sam ma zadecydować o tym czy jego praca została wykonana prawidłowo. To zaufanie spełnia dodatkową rolę – motywuje pracownika do dalszej pracy. Często jednak to samo zaufanie spędza sen z powiek właściciela firmy, który obawia się ukrytych problemów, które dadzą o sobie znać dopiero w przyszłości.
Skuteczność kontroli
Skuteczność procesów kontrolnych zależy od jakości otrzymanych informacji oraz czasowych możliwości ich pozyskania. Im szybciej spływają informacje pokontrolne tym też szybsze mogą być reakcje w zakresie zarządzania wykonywanymi procesami.
Skuteczny system kontroli powinien być obiektywny, cechować się elastycznością oraz realizmem, zarówno ekonomicznym jak i organizacyjnym.
Zarówno istniejące standardy jak i kontrolujący powinni uwzględniać pewne odchylenia od ideału, które nie są uznawane za błąd. Koncentrować się należy na czynnościach oraz elementach strategicznych. Zbyt szczegółowa kontrola oznacza równoczesny wzrost kosztów firmy, a przecież tego każdy chce uniknąć. Najważniejszą cechą czynności kontrolnych w firmie musi być jednak ich akceptacja przez pracowników. Niewłaściwa kontrola nie tylko nie spełnia swojej funkcji pobudzającej, lecz wręcz przeciwnie, może działać demotywująco na pracownika.
Skuteczny system kontroli powinien także wiązać się z akceptowanymi przez pracowników firmy celami. Zarówno celami ogólnymi firmy, jak i celami cząstkowymi odnoszącymi się do poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa.
Wielu przedsiębiorców żartuje, iż idealna firma to taka, której funkcjonowanie nie wymaga kontroli. Jest to prawda tylko połowiczna. Tak można stwierdzić, kiedy bierze się pod uwagę podstawową funkcję kontroli dotyczącą eliminacji błędów.
Pamiętajmy jednak, iż spełniając funkcję informacyjną i doradczą pozwala ona także na doskonalenie już istniejących procesów przedsiębiorstwa, a tym samym wzrost jego konkurencyjności. Rozważania te nie zmieniają jednak faktu, iż dopóki w wykonywanie danej pracy zaangażowany będzie człowiek, dopóty kontrola będzie konieczna.
Nie ma jeszcze komentarzy.