Outsourcing usług podatkowo-księgowych ma – z punktu widzenia przedsiębiorcy – wiele zalet. Chociażby oszczędność czasu czy kosztów, gwarancję bezpieczeństwa, przesunięcie odpowiedzialności za ewentualne błędy etc. Zlecenie obsługi na zewnątrz nie zwalnia Cię jednak z dbania o interesy własnej firmy. Aby więc urok podjęcia takiej decyzji nie prysnął, powinieneś zdawać sobie sprawę, że nie jest możliwe całkowite „odcięcie się od tych spraw” i konieczne jest poświęcenie choć trochę swojego czasu i uwagi. Chodzi o to, że współpraca z kancelarią podatkową wymaga regularnego kontaktu. Nie bez znaczenia pozostaje tu też właściwy przepływ informacji z firmy – rzetelne informowanie o wszelkich zjawiskach gospodarczych i okolicznościach im towarzyszących wpływa na prawidłowość dokonywanych rozliczeń czy udzielanych porad. Im więcej danych w odpowiednim czasie dostanie doradca podatkowy czy księgowy, tym lepiej może wspierać, pomagać czy zapobiegać niekorzystnym skutkom. Doradca podatkowy powinien być przy tym postrzegany jako partner biznesowy, z którym warto przedyskutować również planowane inwestycje i transakcje, najlepiej zanim zostaną one sfinalizowane.
Ponieważ zależy mi na wypracowaniu jak najlepszych efektów współpracy, pozwolę sobie przedstawić dosłownie trzy zasady, których przestrzeganie na pewno pomoże nam osiągnąć sukces.
PO PIERWSZE – REGULARNY KONTAKT
Jak już wspominałam, prowadzenie obsługi prawno-podatkowej oraz księgowej firmy nie jest czynnością jednostronną wykonywaną tylko przez doradcę podatkowego. Doradca zrobi wszystko, aby sprawy Twojej firmy były prowadzone fachowo, lecz nie osiągnie nic, jeśli Ty nie będziesz miał czasu na współpracę.
Udostępnij adresy e-mail oraz numery telefonu, pod którymi będziesz najszybciej (w miarę możliwości oczywiście) dostępny dla doradcy. Z doświadczenia wiem, jak ważny bywa czasem niemal natychmiastowy kontakt i ustalenie faktów. Staraj się jak najszybciej oddzwaniać lub odpowiadać na wiadomości. Pamiętaj, że tego samego możesz oczekiwać od drugiej strony.
Jeśli sam nie masz czasu na regularne kontakty z kancelarią, wyznacz osobę odpowiedzialną w Twojej firmie. Pamiętaj jednak wyraźnie wskazać doradcy swoje sugestie i zakres, w jakim będzie mógł liczyć na pełnomocnika oraz jakie sprawy powinny być konsultowane wyłącznie z Tobą.
PO DRUGIE – INFORMACJA
Aby podatkowo zoptymalizować działalność, doradca musi na bieżąco otrzymywać dane mające wpływ na ten proces. Nawet z pozoru nieistotne okoliczności mogą decydować o charakterze zdarzenia gospodarczego. Nie bój się pytać. Jeśli masz wątpliwości, umów się na spotkanie, sygnalizując problem – doradca będzie mógł dzięki temu od razu się merytorycznie przygotować, co skróci czas spotkania. Przygotuj niezbędne dokumenty i uporządkuj informacje związane ze sprawą.
Pamiętaj też, by faktury i dokumenty, które dostarczasz do kancelarii były prawidłowo opisane – np. nabywając środek trwały, powinieneś zaznaczyć, gdzie jest on użytkowany, w jakim celu itp. Dołączaj też dokumenty wiążące się z fakturami – np. jeśli w fakturze powołano się na umowę, warto od razu dostarczyć kopię takiej umowy. Jeśli sam nie zajmujesz się dokumentami, zobowiąż wyznaczonego do tego pracownika do weryfikacji dokumentów przed przekazaniem do kancelarii.
Informuj doradcę nie tylko o zaistniałych zdarzeniach. Konsultuj z nim też ważne decyzje czy inwestycje związane z kosztami, przed podpisaniem i przystąpieniem do realizacji umów. Doradca wskaże najkorzystniejsze z podatkowego punktu widzenia rozwiązanie i podpowie, jaki wariant wybrać (termin rozpoczęcia inwestycji, decyzje kredytowe, zakupy leasingowe, remont, modernizacja). Na przykład comiesięczna wizyta w kancelarii z dokumentami może być okazją do skonsultowania pewnych decyzji czy oszacowania ryzyka określonego działania. Warto jednak uprzedzić o tym doradcę, by uniknąć długiego oczekiwania w razie innej konsultacji.
PO TRZECIE – TERMINOWOŚĆ
Terminowo dostarczaj wszystkie dokumenty do kancelarii. Tylko wtedy doradca będzie mógł w odpowiednim czasie zareagować bądź skorygować niektóre rozwiązania, a przez to zaoszczędzić Twoje pieniądze. Terminy podatkowe są nieprzekraczalne, a ich niedotrzymanie wiąże się z sankcjami dla podatnika. Przynosząc dokumenty do kancelarii w ostatniej chwili, utrudniasz doradcy działanie. Trzymaj się ustalonego terminu dostarczenia dokumentów, nawet gdy masz jakieś braki – na ich dostarczenie ustal dodatkowy termin.
W moim odczuciu, stosowanie już tych kilku prostych zasad pozwoli nam na wypracowanie najbardziej satysfakcjonującego obie strony modelu współpracy, który z jednej strony będzie wspierał Ciebie w prowadzeniu biznesu, a z drugiej strony pozwoli doradcy podatkowemu na efektywne realizowanie obowiązków wynikających z zawartej z Tobą umowy.
Nie ma jeszcze komentarzy.