Zadania controllingu w powiększeniu

„Marzenie samo się powtarza, planowanie trzeba powtarzać.”

Władysław Grzeszczyk „Parada paradoksów”

Ustaliliśmy już, że controling spełnia w firmie funkcję doradczą. Poprzez system metod, narzędzi, technik i modeli wspomaga proces planowania oraz koordynowania procesów w przedsiębiorstwie. W szczególności stosowany jest we wspomaganiu produkcji, zaopatrzenia, finansów, marketingu, kierowania ludźmi, itp.  Funkcje controllingu wspierają różnorakie cele przedsiębiorstwa, zarówno zysku lub wolnych przepływów pieniężnych, a także rozwoju i wzrostu wartości przedsiębiorstwa (będącego najczęstszym celem długookresowym).

System controllingu może być wykorzystywany nie tylko w celu wykrywania i przeciwdziałania bieżących kłopotów firmy. Postawionym mu zadaniem może być również stworzenie sprawnej metody prognozowania przyszłych zagrożeń.

Controling jest potrzebny i w dużych i małych przedsiębiorstwach. Oczywiście w każdym z nich stawiane przed nim zadania nie będą jednakowe.

W dużych i średnich przedsiębiorstwach integruje i koordynuje działania jednocześnie pozwalając zachować im elastyczność. Wbrew pozorom nie jest to zadanie trywialne. Właściciel czy menedżer przedsiębiorstwa nie może przecież być wszędzie, skontrolować każdego pracownika. W takich sytuacjach czytelna i skumulowana informacja dostarczana przez dział controllingu jest na wagę złota. Pozwala skupić się na zadaniach kluczowych, w których występują różnego rodzaju niedociągnięcia.

W małych przedsiębiorstwach głównym zadaniem controllingu jest poprawa efektywności. Jest to zadanie controllingu w każdej firmie, bez względu na jej  wielkość, lecz w małym przedsiębiorstwie jest szczególnie widoczne. Mała firma nie może pozwolić sobie na marnotrawstwo kapitału. Pozyskanie kapitału bądź siły roboczej wiąże się z wysokimi kosztami. Mała firma rozkłada ten koszt na znacznie mniejszą ilość produktów bądź usług, które wytwarza. Inaczej rzecz mówiąc nie może wykorzystać efektu skali, który zredukowałby udział tych kosztów.

Za pośrednie oddziaływanie controllingu w firmie uważa się także edukację ekonomiczną pracowników. Zarówno tych na wyższych stanowiskach kierowniczych, jak i wykonawców. Nacisk na efektywność i wydajność pracy powoduje wzrost znaczenia samokontroli pracowniczej i baczniejszą uwagę na powierzone zadania.

Controlling zorientowany

Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa można wyróżnić pięć podstawowych orientacji, które będą charakteryzowały system controllingu każdej firmy.

Pierwszą jest orientacja na cele. Należy wybrać tylko te istotne, które rzeczywiście wpływają na funkcjonowanie firmy. To one powinny zapewnić jej sukces na rynku.

Drugą jest orientacja na przyszłość. Wynika ona z obecnych, szybkich, przeobrażeń rynku. Coraz krótsze cykle życia produktu, zwiększający się nacisk na obniżenie kosztów oraz nasilająca się konkurencja to ciągłe wyzwania dla funkcjonowania systemu controlingu oraz rachunku kosztów.

Kolejną jest orientacja na „wąskie gardła”, czyli najsłabsze ogniwa. Praktycznie zawsze „wąskie gardło” jako pierwsze jest źródłem wynikłych problemów przedsiębiorstwa i dlatego jako pierwsze powinno być wyeliminowane.

Czwarta to orientacja na rynek. Współcześnie to rynek dyktuje warunki przedsiębiorcy, jego wizerunek na rynku jest zaś uzależniony od produktu. Ukierunkowanie na produkt, jego jak najlepsze zaprojektowanie oraz zaprezentowanie klientowi jest pierwszym i niezbędnym krokiem dla osiągnięcia sukcesu.

Ostatnią jest orientacja na klienta. Przypomina ona, że koszt i wynik finansowy nie gwarantuje przetrwania na rynku. Zysk jest celem krótkoterminowym, a jego osiągniecie nie oznacza przetrwania przedsiębiorstwa w przyszłości. To zadowolony klient stanowi najlepszą reklamę firmy.

Zadania w praktyce

Podsumowując powyższy wywód można wyróżnić kilka grup zadań jakie sprawuje controling w firmie. Są to:

• planowanie,
• sprawozdawczość,
• ocena i doradztwo,
• kontrola,
• badania społeczno-gospodarcze.

W praktyce przekładają się one na pozyskanie i przygotowanie niezbędnych do podjęcia decyzji finansowych informacji. Za pomocą specjalnie skonstruowanych, bądź wybranych na potrzeby każdego przedsiębiorstwa, wskaźników i mierników oceny jego działania tworzy się, a z upływem czasu aktualizuje, plany firmy.

Szczególnie ważną rolę odgrywa więc controlling w działaniach strategicznych, kształtowaniu teraźniejszości i przyszłości firmy. Odpowiada za zbieżność celów firmy z celami stawianymi przez klientów zapewniając tym samym sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Skuteczna realizacja tych zadań wymaga funkcjonowania controllingu w całym przedsiębiorstwie.

Powinien obejmować planowanie zadań rzeczowych i finansowych.

Sterowanie działalnością firmy wymaga nadzorowania wszystkich funkcji przedsiębiorstwa. Wynika  to z cech systemu, którym jest każda firma. System musi być kontrolowany jako całość oraz jako zbiór elementów.

Inaczej mówiąc controlling musi również zwracać baczną uwagę na zależności pomiędzy poszczególnymi funkcjami przedsiębiorstwa i wychodzić poza nie, czyli uwzględniać w planowaniu spodziewane zmiany w otoczeniu.