Każdy wyjazd służbowy musi zostać rozliczony. A kwoty wynikające z tego rozliczenia przekazane pracownikowi, który odbył podróż. Na komplet dokumentacji związanej z delegacją składa się polecenie wyjazdu służbowego wydane przez pracodawcę, rozliczenie przygotowane przez pracownika oraz dokumenty na okoliczność poniesionych wydatków.
Dokumentowanie wydatków
Pracownik wraz z rozliczeniem delegacji (w ciągu 14 dni od jej zakończenia) dostarcza ci dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające wydatki. Nie musi dokumentować diet ani wydatków objętych ryczałtem. Jeżeli z jakichś powodów, nie może przedstawić dokumentu (bo go np. zgubił lub w inny sposób utracił) powinien złożyć pisemne oświadczenie. Musi w nim podać przyczynę braku udokumentowania wydatku, który powołuje. To znacznie rozszerza – w stosunku do wcześniejszych regulacji – zakres kosztów podlegających zwrotowi. Wcześniej złożenie takiego oświadczenia możliwe było tylko w sytuacji niemożności uzyskania dokumentów. Nie dotyczyło więc przypadków ich utraty. Teraz nic już nie stoi na przeszkodzie, by uwzględnić takie wydatki.
Zasadą przy rozliczaniu delegacji stały się w ogóle pisemne oświadczenia pracownika. Powinien on je składać ilekroć chodzi o okoliczności mające wpływ na prawo do świadczeń i ich wysokość. Dlatego zawsze pamiętaj, by do rozliczenia delegacji pracownik załączył nie tylko dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, ale także stosowne oświadczenia.
Księgowanie rozliczenia
Koszty podróży służbowej stanowią twój koszt uzyskania przychodu. Ale tylko w wysokości wynikającej z rozporządzenia. Powinieneś je ująć w miesiącu, w którym pracownik podróż odbył. Bez względu na to, kiedy wypłaciłeś mu pieniądze. Koszty te księgujesz zbiorczo. Czyli jedną, łączną kwotą. Nie masz bowiem obowiązku „rozdrabniania się”. W dowodzie wewnętrznym ujmujesz więc tą kwotę w jednej pozycji.
Pamiętaj też, że większość kosztów ponoszonych przy wyjazdach służbowych (np. za usługi gastronomiczne, hotelarskie) nie uprawnia do odliczenia VAT z otrzymanych faktur. Księgujesz je więc w kwotach brutto. Nie dajesz ich też do rejestru zakupów VAT.
Kwoty wypłaconych świadczeń są przychodem pracownika zwolnionym z podatku dochodowego i składek ZUS. Ale tylko do wysokości wynikających z rozporządzenia. Dlatego, jeżeli przekroczyłeś limity to od nadwyżki musisz odprowadzić zaliczkę i oskładkować ją. Wykazujesz wówczas te kwoty na liście płac.
Nie ma jeszcze komentarzy.