W jaki sposób możemy sprawdzić czy nasze należności i zobowiązania są prawdziwe?

Ustawa o rachunkowości nakazuje nam w IV kwartale najpóźniej do 15 stycznia roku następnego zinwentaryzować nasze należności w drodze uzyskania potwierdzenia salda.

Czytając wprost przepisy (art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 UoR) możemy stwierdzić, że inwentaryzuje się tylko należności. Nie oznacza to jednak, że jesteśmy zwolnieni z obowiązku uzgodnienia i potwierdzenia salda z tytułu zobowiązań.

Jeżeli nie otrzymamy pisma w sprawie potwierdzenia salda od swojego kontrahenta powinniśmy sami wystąpić z inicjatywą potwierdzenia swoich zobowiązań.

A dlaczego mam występować o potwierdzenia sald swoich zobowiązań skoro mój wierzyciel tego nie zrobił?

Ustawa o rachunkowości obliguje nas do sporządzenia (między innymi) na koniec roku obrotowego sprawozdania finansowego. W skład sprawozdania finansowego wchodzi między innymi bilans. Bilans to nic innego jak fotografia naszej firmy na dany dzień np. 31.12.2010 roku. W bilansie pokazujemy wszystkie składniki aktywów (tego co posiadamy) i pasywów (źródeł finansowania naszego majątku).

Ustawa opisuje zasady którymi mamy się kierować aby nasze sprawozdanie finansowe było rzetelne i jasne (art. 4a). Oznacza to zgodne z rzeczywistością (niewadliwe) i  bez woalowania i niedomówień.

Podpisując się pod sprawozdaniem finansowym (jego składnikami) potwierdzamy przejęcie odpowiedzialności  za  RZETELNOŚĆ i jasność przedkładanych informacji liczbowych i słownych .

Sprawozdanie finansowe podpisują właściciele firmy, w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz osoba która przejęła prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Odpowiedzialność karna

Art. 77 pkt 2 mówi;

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych

- podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Reasumując;

Jeżeli nie zweryfikujemy wielkości poszczególnych składników aktywów i pasywów nie mamy pewności co do rzetelności przedstawionych danych w sprawozdaniu finansowym. Moim zdaniem absolutnie wskazane jest uzyskanie potwierdzenia sald od wszystkich kontrahentów. Również tych z którymi mamy saldo zerowe jeżeli obroty z tym kontrahentem w danym roku były znaczne.

Stan prawny 2011-01-01

Elżbieta Kamińska Doradca Podatkowy 01631

Aktywa o dużej płynności stanowią drugą po aktywach trwałych grupę aktywów.

Z uwagi na tę płynność nazywane są aktywami obrotowymi. Podobnie jak w przypadku środków trwałych, w ramach posiadanego majątku obrotowego również można wyodrębnić kilka podgrup.

Pierwszą i najoczywistszą z nich będą wszelkie zapasy. Zapasy to, najogólniej rzecz ujmując, wszystkie rzeczowe składniki majątku o okresie używania poniżej 12 m-cy, z założenia przeznaczone są do obrotu, w wyniku którego uzyskujesz niemal natychmiastowy efekt w postaci zysku bądź straty.

Jeśli twoja firma zajmuje się produkcją, zapasami będą wszystkie materiały służące do produkcji niezależnie od tego czy zostały zakupione czy wytworzone we własnym zakresie. Do tego typu zapasów zaliczyć możesz nie tylko podstawowy materiał przetwarzany w procesie produkcyjnym ale też szybko zużywające się narzędzia czy części zapasowe maszyn.

W procesie produkcyjnym powstaje drugi składnik zapasów w postaci produktów przeznaczonych do sprzedaży. Trzecim takim składnikiem, pojawiającym się głónie w firmach handlowych lub produkcyjno – handlowych, będą  towary, czyli przedmioty nabyte w celu ich odsprzedaży w niezmienionej postaci.

Poza  zapasami, majątkiem typowo obrotowym są też należności krótkoterminowe. Należności to środki pozostające chwilowo w dyspozycji osób trzecich (odbiorców bądź pracowników), ale ewidentnie pozostające twoją własnością. Przy okazji należy zauważyć, że należności od odbiorców niezależnie od terminu spłaty (również w przypadku terminów przekraczających 12 m-cy) zawsze powinny być zaliczane do majątku obrotowego  firmy.

Na koniec pozostaje nam już tylko wymienić najbardziej płynne aktywa obrotowe w postaci  papierów wartościowych przeznaczonych do sprzedaży (np. akcji), lokat terminowych i środków pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych bądź w kasie firmy.

Aktywa trwałe to maszyny i urządzenia. Ale nie tylko. To także wszystkie środki, które ulegają stopniowemu zużyciu.

Oprócz maszyn i urządzeń czyli składników stricte materialnych pewną trwałością odznaczają się też inne, mniej namacalne składniki aktywów takie jak prawa, którymi dysponujesz (licencje na programy komputerowe, posiadane patenty, prawa autorskie itp.) znajdą odzwierciedlenie  w bilansie w jednej z pozycji  majątku trwałego.

Kolejnym niematerialnym  składnikiem majątkowym będzie wartość  firmy, jeśli  wszedłeś w jej posiadanie w drodze zakupu . Przy czym powinieneś wiedzieć, że wartość tą stanowi nadwyżka kwoty wydatkowanej na zakup, nad rzeczywistą wartością składników majątkowych przejętych w wyniku zakupu pomniejszoną o kwotę zobowiązań, powstałych w przeszłości, a które ty jako nabywca będziesz musiał spłacić.

W bilansie wykazuje się tę wartość jedynie wtedy, gdy jest dodatnia i świadczy ona głównie o renomie przedsiębiorstwa. Wiadomo, że im  silniejsza jest pozycja firmy na rynku tym zwiększa się  jej wartość dla potencjalnych nabywców.

Drugą grupą wyodrębnianą w ramach majątku trwałego są jego składniki rzeczowe, czyli wspomniane już wyżej maszyny, urządzenia, środki transportu, inwentarz żywy itp. Przy okazji jeszcze raz należy podkreślić jak ważne jest byś uświadomił sobie nadrzędną zasadę kwalifikacji środków trwałych i obrotowych:, mimo iż głównym kryterium jest czas używania (środek trwały powyżej 12 m-cy) to, jeśli składniki majątku nabywasz w celu odsprzedaży nie możesz ich zaliczyć do majątku trwałego firmy.

Wymienione wyżej aktywa to nie jedyne składniki majątku trwałego twojej firmy. Majątek ten, to również środki trwałe w budowie, poniesione nakłady inwestycyjne w końcu też należności o terminie spłaty dłuższym niż 12 m-cy .

Bilans i pozostałe elementy sprawozdań finansowych (rachunek wyników) jako bardzo sformalizowane formy sprawozdawczości w przypadku wielu firm  podlegają obowiązkowemu  badaniu i ocenie  przez niezależnych specjalistów tzw. biegłych rewidentów. Przepisy prawne, a konkretnie ustawa o rachunkowości, dokładnie precyzują  w przypadku jakich firm i jakiego rodzaju działalności  wymagane jest opiniowanie sprawozdań przez biegłych. Obowiązek ten obligatoryjnie spoczywa na  bankach i ubezpieczycielach, firmach których działalność reguluje ustawa o obrocie papierami wartościowymi, funduszach powierczniczych i inwestycyjnych, spółkach akcyjnych oraz wszystkich dużych przedsiębiorstwach (kryterium wielkości są ściśle określone progi przychodów i zatrudnienia .

I jakkolwiek badanie sprawozdania w przypadku twojej firmy nie musi okazać się obowiązkowe, o tyle  pisemna opinia i raport biegłego potwierdzające prawidłowość i rzetelność sprawozdania, wpłyną zdecydowanie pozytywnie na obraz twojej firmy. Pozytywna opinia niezależnego biegłego jest gwarantem prawidłowości – czyli tego, że dane liczbowe zawarte w sprawozdaniach wynikają z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych i rzetelności  – czyli świadectwa na to, że sprawozdania przedstawiają sytuację majątkową i finansową twojej firmy zdgodnie z prawdą.

Jeśli zatem księgi  prowadzone są rzetelnie i prawidłowo pozytywna opinia  będzie obiektywnym tego świadectwem. Oczywiście w przypadku nieprawidłowości biegły może wydać opinię negatywną, może wyrazić zastrzeżenia odnośnie określonych zjawisk, zapisów, składowych sprawozdań lub też odmówić wyrażenia opinii. W każdym wypadku stanowi to jakąś wskazówkę i element kontroli nad zgodnością ksiąg  z rzeczywistością i z wymogami prawa.

W praktyce twoja firma nie zawsze w ogóle będzie zobowiązana do sporządzania bilansu. Jeśli prowadzisz  uproszczoną ewidencję na przykład w postaci księgi przychodów i rozchodów żadne przepisy nie nakładają na ciebie obowiązku aż tak szczegółowej sprawozdawczości, aczkolwiek poznanie jej zasad może okazać się bardzo przydatnym w celach analitycznych na potrzeby własne i zewnętrzne – na przykład w chwili wypełniania wniosku o kredyt bankowy.

Majątek firmy to środki o ściśle określonej wartości łatwej do obliczenia  według ceny zakupu lub kosztu wytworzenia. Jako właściciel w pełni je kontrolujesz. Ich pochodzenie jest efektem ściśle określonych zdarzeń z przeszłości (zakup lub własna produkcja), ale  mają też wpływ na przyszłość, bo służą do wypracowania konkretnych korzyści ekonomicznych  (np. wytworzenia produktów lub usług przeznaczonych do sprzedaży). To podstawowe przesłanki, których spełnienie pozwala na zaklasyfikowanie składników majątku do aktywów.

Patrząc na zasadę grupowania aktywów, zgodnie ze stopniem ich płynności, możesz bez problemu wydzielić dwie ich podgrupy: majątek, którym dysponujesz przez dłuższy okres czasu (zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą jest to okres co najmniej 12 miesięcy) czyli tzw. majątek trwały i majątek który z racji spełnianej roli podlega częstszym zmianom , to tzw. majątek obrotowy.

Należy przy okazji zauważyć, że kryterium czasowe nie zawsze jest wystarczające, jak wiesz z doświadczenia, zdarzają się zapasy, które zalegają w magazynie przez okresy dłuższe niż rok, toteż  dodatkowym kryterium, bardzo pomocnym w tego typu klasyfikacji będzie funkcjonalność majątku. Jeśli jakaś rzecz lub prawo służy ci w niezmienionej (poza normalnym zużyciem) postaci , w dłuższym okresie czasu (ponad 12 mcy) i wykorzystywana jest do osiągania określonych przychodów (np maszyna do produkcji) powinieneś zaliczyć ją do majątku trwałego. Ten sam składnik majątku, będący towarem handlowym, już w momencie zakupu przeznaczony do dalszej odsprzedaży zaliczony zostanie  do majątku obrotowego.

Pasywa  to nic innego jak źródła pochodzenia rzeczywistych, będących w twoim posiadaniu, środków. Jak już wspominałam układa się je w bilansie w określonym porządku, wskazującym na ich wymagalność w czasie.

Pasywa  określa się też mianem kapitałów. Kapitał wnosisz do  firmy na początku jej tworzenia, możesz też, jeśli uznasz to za konieczne dofinansować działalność podnosząc wartość swojego zaangażowania, będzie to tzw. kapitał założycielski i jest typowym kapitałem  powierzonym, bowiem powierzasz go firmie i pozostawiasz do jej dyspozycji na czas nieokreślony.

Wypracowany przez przedsiębiorstwo wynik finansowy również znajdzie ujmuje się w bilansie: po stronie aktywów  pojawi się  postaci zwiększonych zasobów majątkowych, a  po stronie pasywów znajdzie odzwierciedlenie w grupie kapitałów własnych, w postaci zapisu informującego o jego wysokości. Skoro kapitały pochodzące z zaangażowania finansowego właściciela, lub większej liczby właścicieli firmy są kapitałem powierzonym  to adekwatnie do  nich fundusze wypracowane przez firmę stanowią kapitał samofinansowania.

Fundusze, którymi finansujesz działalność nie muszą oczywiście pochodzić tylko i wyłącznie z twojej kieszeni czy z zysków wypracowanych przez firmę (tzw. kapitały własne).

Poza kapitałami własnymi, jak najbardziej dopuszczalnymi źródłami finansowania majątku  firmy i podejmowanych przez nią działań, są   źródła obce i jako takie podlegające szybszemu zwrotowi, wykazuje się je w bilansie poniżej kapitałów własnych. Kapitały obce określa się również mianem zobowiązań, ponieważ w dłuższym lub krótszym okresie czasu zmuszony będziesz do ich zwrotu. Podobnie jak wszystkie inne elementy bilansu również zobowiązania  dzieli się na długo- i krótkoterminowe.

Długoterminowe to oczywiście wszystkie te, których okres zwrotu jest dłuższy niż 12 m-cy, krótkoterminowe stają się wymagalne w ciągu roku od dnia bilansowego. Przy czym ponieważ część kapitałów obcych, niezależnie od tego czy są zobowiązaniami krótko- czy długoterminiowymi, generuje określone koszty finansowe (np. wszystkie opłaty, w tym odsetki, związane z kredytami) w ramach zobowiązań wyodrębnić można dwie kolejne podgrupy tj. zobowiązania finansowe i zobowiązania zwykłe. Te pierwsze wiążą się z dodatkowymi kosztami natomiast drugie tzw. zwykłe, wynikają głównie z odroczonych płatności z tytułu dostaw i usług, czy też naliczonych a  nie zapłaconych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne. Oczywiście zdarzyć się może, że w przypadku nieterminowej zapłaty zobowiązań podatkowych będziesz zmuszony do uiszczenia odsetek podatkowych lub ustawowych, jednak odsetki te nie są obligatoryjne w momencie powstania zobowiązań,   mają charakter kary  a konieczność ich ewentualnej zapłaty to czynnik jedynie czynnik dyscyplinujący.

W praktyce być może zdarzyło ci się  zetknąć również z typem zobowiązań, których kwoty lub terminu płatności nie byłeś w stanie dokładnie ustalić (zobowiązania z tytułu napraw gwarancyjnych, odszkodowania zasądzane sądownie w wyniku długotrwałych procesów). Skutki tego typu zdarzeń mogą (choć oczywiście nie muszą)  wiązać się z konkretną płatnością na rzecz osób trzecich. W takich wypadkach warto je oszacować  i zabezpieczyć odpowiednie środki na ich pokrycie, innymi słowy utworzyć rezerwę. Rezerwa taka, materialnie pojawić się może w postaci lokaty bankowej, natomiast z drugiej strony bilansu, to jest po stronie pasywów możesz i powinieneś wykazać ją jako rezerwę na zobowiązania.

Główną zasadą, która na pewno ułatwi ci czytanie bilansu jest zasada, zgodnie z którą zarówno aktywa jak i pasywa przedstawiane są w bilansie w określonym porządku.  Wygląda to tak, że składniki majątkowe uszeregowane są przy zastosowaniu kryterium rosnącej płynności, co oznacza, że jako pierwsze znajdziesz w zestawieniu bilansowym składniki majątku, które najtrudniej upłynnić ewentualnie takie, których upłynnianie mija się z celem prowadzonej przez  ciebie działalności, za to w ostatnich pozycjach wykazane zostaną środki najbardziej płynne czyli środki pieniężne.  Dzięki takiemu układowi, jeden rzut oka na bilans wystarczy dla stwierdzenia jakimi środkami,  o jakim stopniu płynności, w danym momencie dysponujesz.

Tak jak  w przypadku aktywów to płynność jest głównym kryterium porządkującym tak  w przypadku pasywów kryterium tym będzie ich wymagalność, lub inaczej mówiąc stopień pilności ich zwrotu. Oczywistym jest fakt, że kapitał którym sfinansowałeś powstanie firmy, będzie wymagalny  w ostatniej kolejności – jest on twoją inwestycją  mającą służyć pomnażaniu majątku i jego wycofywanie mijałoby się z celem, z kolei kapitałami, które stają się szybciej wymagalne  będą  kredyty bankowe czy też zobowiązania wobec kontrahentów.

Majątek firmy, jako coś czym możesz dowolnie dysponować, jednoznacznie wskazuje na swój aktywny udział w procesach gospodarczych i nazywany jest aktywami, natomiast część bilansu wskazująca na źródła pochodzenia majątku to pasywa. Można to sobie wytłumaczyć w ten sposób, że część pasywna (bierna) powołuje do życia część aktywną (czynną).

Z przedstawionego opisu wywnioskowałeś już zapewne, że bilans jest zestawieniem statycznym. Tak jest faktycznie, ponieważ dla  przedstawienia w pełni wiarygodnego obrazu przedsiębiorstwa bilans sporządzany jest  na konkretny moment w czasie. Gdyby poszczególne składowe  ujmować w wartości  z różnych okresów ,obraz ten uległby zniekształceniu. Warto oczywiście poznać stan firmy w różnych okresach, toteż dla prześledzenia zmian, jakim podlegają aktywa i pasywa,  w praktyce stosuje się  formę bilansu składającego się dwóch kolumn, z których jedna zawiera dane bieżące, a druga dane historyczne.

Jako zestawienie majątku i źródeł jego pochodzenia bilans funkcjonuje zapewne od czasu, w którym wypracowano podstawowe zasady prowadzenia księgowości a szerokie zastosowanie wymusiło pewną unifikację, co zwiększa jego wartość porównawczą.

Zważywszy, że  jest on odzwiercieleniem konkretnych składników majątku, dla pełnej czytelności i przejrzystości stosuje się też bardzo jasne reguły klasyfikacji i grupowania tych składników.  Reguły te również zostały sformalizowane.

Zapewne niejednokrotnie słyszałeś, lub też sam używasz sformułowań związanych z bilansem, mówiąc że  „coś powinno się zbilansować”, „dla zbilansowania czegoś innego potrzebne jest”  i podobnych wyrażeń. Jako właściciel firmy pewnie  nie raz zastanawiałeś się, przy takich okazjach, nad sensem słowa bilans i znaczeniem  samego bilansu w kontekście rachunkowości. Być może wydaje ci się, że  to tylko zbędne zestawienie bliżej nieokreślonych danych, wymyślone  na potrzeby księgowych i analityków, bo o ile w  bieżącej działalności jak najbardziej istotne wydaje się sporządzanie zestawień przychodowo – kosztowych, o tyle cel i funkcja  bilansu nie są już tak oczywiste.

Spróbujmy zatem wyjaśnić sobie czym jest bilans, czemu tak naprawdę ma służyć i dlaczego musi „wyjść na zero”.

Sam kontekst w jakim używamy słów odnoszących się do bilansu wskazuje, że dotyczą one  co najmniej dwóch elementów. I tak to faktycznie wygląda w rachunkowości. Bilans możnaby porównać do czegoś w rodzaju zwierciadła, gdzie z  jednej strony znajduje się świat materialny z drugiej zaś jego odbicie w postaci niematerialnej  idei.  Jak się to  ma do twojej firmy?

Otóż w przypadku przedsiębiorstwa, po jednej stronie znajdzie się jego majątek, czyli wszystkie zasoby materialne i niematerialne, takie którymi możesz w dowolny sposób rozporządzać, po  drugiej zaś stronie  ukazane zostaną  źródła pochodzenia tego majątku tj. jasna informacja o tym w jaki sposób i  dzięki jakim środkom powstał. Spójrzmy na najbardziej oczywisty  składnik majątku: gotówkę. Jest to rzecz namacalna , wymierna i policzalna, ale sam stan gotówki to tylko jedna składowa obrazu, drugą składową , daną uzupełniającą, będzie informacja o źródle jej pochodzenia.  Pieniądze, którymi w danej chwili rozporządzasz mogą być wkładem, wniesionym do firmy w momencie jej tworzenia, ale równie dobrze mogą pochodzić z wypracowanych przez firmę zysków  lub z  zaciągniętych kredytów.

Tak więc bilans to zestawienie majątku i źródeł jego finansowania, a ponieważ każdy składnik majątku pochodzi z jakiegoś źródła czy to własnego, czy obcego, poszczególne strony tego zestawienia muszą  wykazać identyczne wartości , innymi słowy zbilansować się w ten sposób, by suma jednej strony równała się sumie drugiej.

Przykładowo: jeśli twój kapitał założycielski wynosił 1000 złotych, to wpłaciłeś na konto lub do kasy firmy gotówkę w tej właśnie kwocie. Da nam to zapis  w postaci 1000 złotych kapitału z jednej strony i 1000 złotych gotówki z drugiej.

Podobnie w przypadku otrzymanych kredytów: przyznany kredyt bankowy w kwocie 500 złotych pojawi się w pozycji „kredyty” po stronie pasywów a kwota odpowiadająca jego wysokości,  przelana na konto firmy  jako realny pieniądz wykazana zostanie po drugiej stronie bilansu w pozycji „rachunek bankowy”.

Widać więc jasno, że w wyniku sporządzenia zestawienia bilansowego obie strony zestawienia muszą mieć taką samą wartość liczbową. Teraz wystarczy, że odejmiemy obie wartości. Wynikiem odejmowania będzie oczywiście zero, stąd też popularne określenie wskazujące na konieczność wyzerowania bilansu.