Zgodnie z definicją podatkową środkiem trwałym może być tylko rzecz o okresie używania dłuższym niż roczny, wszystkie inne przedmioty (maszyny, urządzenia) możesz bezpośrednio zaliczyć w koszty. Problem może pojawić się w przypadku zakupu urządzenia, które początkowo przewidujesz użytkować krócej niż rok, ale okaże się, że używasz go dłużej niż początkowo zakładałeś.

Dajmy na to kupujesz drogi aparat fotograficzny, który służyć ci będzie do realizacji konkretnego zlecenia, potem masz zamiar go odsprzedać. Przy zakupie wydatek bezpośrednio i jednorazowo rozliczasz w koszty działalności i o ile przed upływem roku faktycznie go odsprzedasz, nie będzie żadnego problemu, jeśli natomiast stwierdzisz, że jednak będziesz korzystać z niego w dalszym ciągu, powinieneś przede wszystkim zaliczyć ten aparat do środków trwałych, wyliczyć kwotę amortyzacji za rok, który minął i stawkę kolejnych odpisów amortyzacyjnych, następnie zmniejszyć koszty o różnicę między ceną zakupu a częścią amortyzacji przypadającą na dotychczasowy okres używania i na dodatek zapłacić urzędowi skarbowemu odsetki w wysokości 0,1 % za każdy dzień począwszy od dnia w którym kupiłeś aparat i zaksięgowałeś w kosztach, do dnia w którym zaliczyłeś go w środki trwałe.

W praktyce może się zdarzyć, że pomimo twoich przewidywań, urząd skarbowy zakwestionuje zasadność zaksięgowania w koszty, kwoty wydatkowanej na zakup motywując to tym, że z natury przedmiotu wynika dłuższa niż roczna użyteczność. Powinieneś być tego świadom, jednak i sądy i nawet ministerstwo finansów (instytucja zwierzchnia w stosunku do urzędów skarbowych) stoją na stanowisku, że okres ten to kwestia , tylko i wyłącznie twojego, uznania.

Nie powinieneś mieć problemów z klasyfikacją specjalistycznych maszyn i urządzeń, ale problem pojawić się może (problem dowodowy w postępowaniu z urzędem skarbowym) w przypadku rzeczy, które możesz jednocześnie wykorzystywać dla własnych, prywatnych celów. W takich przypadkach, każdorazowo (jeśli prowadzisz np. firmę w mieszkaniu) będziesz musiał udowodnić, że sprzęty, które amortyzujesz są ci przede wszystkim niezbędne w działalności.

Oczywistym wydaje się na przykład komputer (jeśli pracujesz na komputerze), ale gorzej będzie na przykład z pralką – jeśli w mieszkaniu nie masz innej pralki, urząd skarbowy może (na pewno) nie uznać za zasadne zaliczenie jej do środków trwałych firmy.

Zakup telewizora – wydaje się zasadny w przypadku działalności, w której wyświetlasz klientom prezentacje czy filmy instruktażowe (działalność handlowa, marketingowa, reklamowa), ale jeśli jesteś programistą komputerowym, tworzysz serwisy www i pracujesz przez internet, tego typu zakup raczej trudno ci będzie uzasadnić.

Jeszcze jedna sytuacja związana z telewizorem – załóżmy, że faktycznie prowadzisz działalność, w której uzasadnione jest korzystanie z tego sprzętu , ale o ile nie znajduje się on w siedzibie firmy czy w miejscu prowadzenia działalności albo w prywatnym mieszkaniu lub powiedzmy u teściów -  również możesz mieć problem z uzasadnieniem zakupu.

Poza tym wszystkie przedmioty, które wykorzystujesz głównie dla prywatnych celów, nawet z umieszczonymi na nich reklamami firmy nie kwalifikują się do zaliczenia ich w poczet  środków trwałych firmy.

Jeśli kupisz motocykl i nie służy ci on do transportu czy przemieszczania się związanego z prowadzoną działalnością (jesteś na przykład wspomnianym wyżej webmasterem i pracujesz zdalnie, w domu, za pośrednictwem internetu) to choćbyś cały motocykl okleił reklamami  firmy i na tej podstawie amortyzował, urząd skarbowy na pewno zakwestionuje takie postępowanie.

Reasumując – środki trwałe, które kupujesz dla firmy i które rozliczasz w kosztach w postaci amortyzacji muszą być ściśle powiązane z twoją działalnością i osiąganymi z niej przychodami, przy czym nie oznacza to wcale, że gdy przez pewien czas działalność nie generuje przychodów, nie możesz amortyzować środków trwałych – prawo do amortyzacji powstaje w momencie przyjęcia tych środków do używania i nie wyklucza możliwości odpisów amortyzacyjnych nawet w okresach gdy chwilowo nie masz żadnych przychodów.

Ściśle powiązana  z kryteriami własności i użytkowania na potrzeby firmy jest sytuacja, w której własny środek trwały postanawiasz wynająć, wydzierżawić lub oddać komuś w leasing operacyjny. W takim wypadku w dalszym ciągu zachowujesz prawo własności i dodatkowo osiągasz też określone przychody z tytułu odpowiednich umów , co za tym idzie masz prawo do zaliczania w koszty odpisów amortyzacyjnych od tych rzeczy.

Przykładowo jeśli zakupisz sprzęt komputerowy bez oprogramowania niezbędnego do korzystania z tego sprzętu, nie możesz rozpocząć amortyzacji dopóki się w to oprogramowanie nie zaopatrzysz i nie zainstalujesz go na komputerze. Analogicznie powinieneś postąpić z innymi przedmiotami – w przypadku zakupu na wtórnym rynku samochodu, nie zarejstrowanego i bez badań technicznych, nie możesz go amortyzować do momentu, w którym nie zrobisz niezbędnych badań i samochodu nie zarejestrujesz.

Pamiętaj, że głównym kryterium  jest zdatność i kompletność w momencie przyjęcia do używania czyli zastrzeżenie to nie dotyczy środków trwałych, które uległy uszkodzeniu lub dekompletacji już w trakcie eksploatacji  -  jednym słowem spokojnie możesz, a nawet powinieneś, amortyzować sprzęty od dawna używane, a  niesprawne jedynie chwilowo.

Zgodnie z naszym prawem podatkowym powinieneś zaliczać do środków trwałych przedmioty i prawa, które:

• są twoją własnością lub też których jesteś współwłaścicielem,
• są kompletne i zdatne do użytku w momencie ich przyjęcia do używania,
• są wykorzystywane przez ciebie na potrzeby działalności gospodarczej, albo oddane innym na podstawie umów najmu, dzierżawy lub leasingu operacyjnego,
• przewidujesz użytkować przez okres dłuższy niż rok,
• kupiłeś lub wytworzyłeś we własnym zakresie.

Jeśli do prowadzenia działalności gospodarczej korzystasz z obcego majątku tj. na przykład cudzych budynków, budowli albo maszyn, to wszelkie inwestycje w ten majątek również powinieneś zaliczyć do środków trwałych i amortyzować. Analogicznie w przypadku leasingu finansowego.

Koszt ten spotyka się praktycznie w każdej firmie, chyba że prowadzisz działalność, w której nie wykorzystujesz  tego typu składników majątku  – w takim wypadku faktycznie mogłeś nie mieć z nią do czynienia, ale to raczej mało prawdopodobne. Koszty zakupu majątku trwałego powinieneś rozliczać w czasie z tego prostego względu, że wszelkie przedmioty czy prawa o trwałym charakterze, z założenia powinny ci służyć w dłuższym okresie czasu (tj. dłużej niż rok) i w trakcie używania, stopniowo będą tracić na wartości, przekazując ją wytwarzanym przy ich pomocy produktom i usługom.