Każdy wyjazd służbowy musi zostać rozliczony. A kwoty wynikające z tego rozliczenia przekazane pracownikowi, który odbył podróż. Na komplet dokumentacji związanej z delegacją składa się polecenie wyjazdu służbowego wydane przez pracodawcę, rozliczenie przygotowane przez pracownika oraz dokumenty na okoliczność poniesionych wydatków.
delegacje krajowe
Zwrot kosztów podróży krajowej i zagranicznej
17 kwietnia 2013. Autor: Elzbieta Kaminska.
Wiesz już, jak obliczyć należność z tytułu diet (krajowej i zagranicznej). Ale to nie wszystko. Musisz jeszcze wyliczyć, w jakiej wysokości dokonać zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
Noclegi
Za nocleg możesz zwrócić pracownikowi kwotę udokumentowaną rachunkiem bądź określoną ryczałtowo (jeśli nie przedstawił rachunku).
Nowe przepisy przewidują przy tym, że przy wyjazdach krajowych zwracasz koszty stwierdzone rachunkiem w wysokości nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, czyli 600 zł.
Nie jest to jednak limit bezwzględny. I dlatego możesz w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów wynikających z rachunku wyższych od niego. Ale uwaga; będzie to przychód dla pracownika opodatkowany i ozusowany.
Wcześniej takiego limitu noclegowego przy podróżach w kraju nie było. Zawsze jednak limity takie obowiązywały (i nadal obowiązują) przy zagranicznych delegacjach. Są one określane, podobnie jak stawki diet, dla poszczególnych krajów. Od marca w większości uległy one podwyższeniu.
Jeżeli pracownik nie przedstawił ci rachunku dokumentującego koszt noclegu ani nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, to należy mu się ryczałt za nocleg. Przy podróżach krajowych płacisz więc 150% diety (45 zł), przy zagranicznych – 25% limitu noclegowego przypisanego do danego państwa.
