Minister Finansów w dniu 25 listopada br. wydał interpretację ogólną[1] w sprawie możliwości zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami. Ma ona przełomowe znaczenie dla podatników. Zapewne także dla ciebie. Minister stwierdził w niej bowiem, że nie wszystkie tego typu wydatki muszą z założenia stanowić „koszty reprezentacji”, których ex lege nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu.
Podatek dochodowy od osób fizycznych
Czy koszty dojazdu pracownika podlegają opodatkowaniu i składkom do ZUS?
Jeżeli postanowiłeś w regulaminie wynagradzania, że będziesz zwracać pracownikom koszty dojazdu do pracy to musisz pamiętać o dwóch rzeczach.
Po pierwsze – taki zwrot oznacza dla pracownika przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i należy od niego odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy pracownika. Zgodnie z tą regulacją za przychód uznaje się bowiem wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalent, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
Wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników w miejscu wykonywania pracy są kosztami podatkowymi
Jak zapewne doskonale wiesz, do kosztów podatkowych możesz zaliczać wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, chyba że są one ustawowo wyłączone z kosztów. Zatem do kosztów podatkowych zaliczysz wszystkie te koszty, co do których jesteś w stanie wykazać związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością. Także koszty noclegów ponoszone przez pracowników podczas wykonywania pracy mogą taki związek wykazywać.
Koszty podatkowe – ważne orzeczenie NSA
W sierpniu br. Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok[1], w którym jednoznacznie orzekł, że wydatek może stanowić koszt podatkowy, nawet jeśli nie przyczynia się bezpośrednio do generowania przychodów, o ile bez jego poniesienia nie byłoby możliwe prowadzenie działań w ramach działalności gospodarczej.
Zakup środków trwałych… Likwidacja działalności… Zmiana formy opodatkowania… Jak to się ma do korekty kosztów?
Obiecałam, że dziś dowiesz się, jak nowe regulacje „dotykają” środków trwałych. I tak właśnie będzie. Ale nie tylko.
Niestety zasady dotyczące obowiązku zmniejszenia kosztów podatkowych odnoszą się także do odpisów amortyzacyjnych, które zaliczyłeś do kosztów podatkowych. Otóż jeżeli nie uregulujesz w terminie 30/90 dni (o tym, jak liczyć te terminy pisałam w kwietniu 2013 r.) zobowiązania z tytułu nabytego środka trwałego, to musisz zmniejszyć koszty podatkowe o dokonane do tej pory odpisy amortyzacyjne. Co więcej, do czasu uregulowania nie możesz zaliczać do kosztów odpisów za następne miesiące. Dopiero w miesiącu uregulowania wolno ci będzie zwiększyć ponownie koszty o skorygowane wcześniej odpisy amortyzacyjne.
Przykład
Co jeszcze z tymi kosztami z nieuregulowanych faktur?
Dziś pokażę ci kolejne konsekwencje wprowadzenia nowych regulacji dotyczących „wyrzucania” z kosztów podatkowych niezapłaconych faktur.
Ostatnio pisałam o terminach, które spowodują obowiązek korekty kosztów. Skupiłam się jednak na sytuacji, gdy potrącenia kosztów dokonujesz w momencie poniesienia wydatku. A ciebie może przecież też ciekawić, co w sytuacji, gdy wydatki zaliczasz do kosztów podatkowych już po upływie terminu płatności faktury. Chodzi tu o takie sytuacje np. gdy zaliczasz koszty nabycia towarów do kosztów podatkowych po ich sprzedaży (z dniem uzyskania przychodu z tytułu sprzedaży). Co wtedy?
Nie zapłaciłeś faktury? To nie masz kosztu!
To nie żart. Od stycznia tego roku obowiązują nowe przepisy dotyczące nieuregulowanych zobowiązań . Jeżeli zatem zaliczyłeś kwotę wynikającą z faktury lub innego dokumentu do kosztów podatkowych, ale jej nie zapłaciłeś w odpowiednim terminie (w całości lub w części), to masz obowiązek skorygować te koszty (pomniejszając je o całą kwotę albo o tą niezapłaconą jej część). O jakich terminach mowa?
Rozliczenie delegacji
Każdy wyjazd służbowy musi zostać rozliczony. A kwoty wynikające z tego rozliczenia przekazane pracownikowi, który odbył podróż. Na komplet dokumentacji związanej z delegacją składa się polecenie wyjazdu służbowego wydane przez pracodawcę, rozliczenie przygotowane przez pracownika oraz dokumenty na okoliczność poniesionych wydatków.
Dokumentowanie wydatków
Zwrot kosztów podróży krajowej i zagranicznej
Wiesz już, jak obliczyć należność z tytułu diet (krajowej i zagranicznej). Ale to nie wszystko. Musisz jeszcze wyliczyć, w jakiej wysokości dokonać zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
Noclegi
Za nocleg możesz zwrócić pracownikowi kwotę udokumentowaną rachunkiem bądź określoną ryczałtowo (jeśli nie przedstawił rachunku).
Nowe przepisy przewidują przy tym, że przy wyjazdach krajowych zwracasz koszty stwierdzone rachunkiem w wysokości nie większej za jedną dobę hotelową niż 20-krotność stawki diety, czyli 600 zł.
Nie jest to jednak limit bezwzględny. I dlatego możesz w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na zwrot kosztów wynikających z rachunku wyższych od niego. Ale uwaga; będzie to przychód dla pracownika opodatkowany i ozusowany.
Wcześniej takiego limitu noclegowego przy podróżach w kraju nie było. Zawsze jednak limity takie obowiązywały (i nadal obowiązują) przy zagranicznych delegacjach. Są one określane, podobnie jak stawki diet, dla poszczególnych krajów. Od marca w większości uległy one podwyższeniu.
Jeżeli pracownik nie przedstawił ci rachunku dokumentującego koszt noclegu ani nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, to należy mu się ryczałt za nocleg. Przy podróżach krajowych płacisz więc 150% diety (45 zł), przy zagranicznych – 25% limitu noclegowego przypisanego do danego państwa.
Czytaj dalej →
Delegacje zagraniczne – ciąg dalszy
Tak jak obiecałam, dziś przedstawię ci kolejne zmiany w podróżach zagranicznych.
Zwrot kosztów leczenia
Od marca nie poniesiesz już wszystkich kosztów leczenia pracownika za granicą. Pod warunkiem, że pracownik ten ma prawo do świadczeń zdrowotnych.